School Restart Survey / Fall Planning Update/ New Trustee / Budget
Posted on 07/09/2020

Dear DJUSD Community,

I hope that this letter finds you well as you continue to find ways to safely enjoy summer. While schools are on summer break, please know that a great deal of work and planning continues to happen each day.

Keeping You Informed
The situation with COVID-19 remains fluid and, like what we are seeing happen at the State level, DJUSD will need to be prepared to adjust our approach to the opening of school up to the last moment (or even after the first day of school) based on the public health guidance and state requirements at the current moment. We saw an example of how quickly things can change with the recent Yolo County health restrictions around eating inside restaurants and other select activities just last week.

To keep you better informed in this era of rapid change, I am pleased to announce the launch of our Restart DJUSD website. This new website found at www.djusd.net/restart will be updated regularly to ensure that you remain informed and engaged as we progress through the summer months and look toward restarting school on August 26, 2020. Learn about our considerations, progress and plans for keeping students and staff safe in the coming year. I also encourage our community to watch for email updates from me throughout the months of July and August, which will also be posted to our website and social media. Please also continue to share your ideas, concerns and feedback with us at fall2020@djusd.net.

DJUSD School Restart Survey
As we develop details of our school reopening, we want to hear from our community about our plans to date. Today, we also launch our DJUSD Restart Survey - with separate surveys for Family and DJUSD Staff. Please take time to share your current thoughts and perspectives as they will help us to refine our decisions and protocols in these final weeks before the start of the 2020-21 school year. The deadline to participate in the survey will be Monday, July 13 at 5:00 p.m. We realize that changing conditions affect how you may be contemplating a return to school. Having another opportunity to understand your current perspective and feelings related to school opening will be an essential part of our decision-making.

Fall 2020 Preparations
DJUSD plans to announce the details for school opening by July 24. To make this timeline, we are taking into consideration many important components:

Guidance
As a reminder, on June 25, the Yolo County Schools Roadmap to Recovery Task Force published its Planning Recommendations for 2020-21 School Year. The recommendations, developed in coordination with Yolo County Health and Human Services, Yolo County Office of Education and other Yolo County school districts, provide guidelines that are an important part of the framework for our decision-making process for the opening of the 2020-21 school year. In addition, our work has been informed by the school reopening guidance documents from the California Department of Education and the California Department of Health as well as current state and county public health orders.

Community Engagement
We continue to welcome input from our community through our Fall2020@djusd.net email address. Please know that we read each one of these emails carefully and share your ideas and feedback with the staff members responsible for working on the issues raised.

On July 1, I held a virtual Superintendent’s Advisory meeting that was attended by 76 members from the many committees that advise my work and DJUSD programs. These included members from our Parent, Certificated, Classified, Climate, Native American, District English Learner, Special Education, AIM, and District Technology advisory groups. Their input has helped us calibrate our values to our plans for fall opening, focused on our key considerations of health and safety, family accessibility, and quality academic instruction and social emotional learning.

In addition, we have taken a deep dive into the data from the DJUSD Staff, Student and Family Surveys on Distance Learning and on Return to School. For a detailed explanation on Family Survey data, you may view a video presentation given by Associate Superintendent Rody Boonchouy to the Board of Education on July 2. In our Return to School survey over 3,340 people participated in the family survey, representing 5,111 students, and an additional 439 staff members provided feedback on the staff survey. We know there is wide variance of needs in our community as well as wide expectations for fall reopening. No matter the configuration chosen, we will likely offer a distance learning option for staff or students with special considerations, who may be immunocompromised, or do not feel comfortable physically returning to campus. Our seven Action Teams are working hard to prepare for that option, as well as potential in-person options, so that professional development and curriculum are in place to support a quality learning experience for our students.

Lastly, the data we collect from DJUSD Restart the survey happening now and closing on July 13, will be a key data point for final decisions. With all these parts and pieces in mind, below is an overview of the important work going on that will shape what school restart will look like.

Staff Action Team Progress
Much of our planning and instructional preparation is being accomplished through Action Teams that are helping to revise instructional structures (schedules, grading, minutes, best practices), consider reopening options (traditional, distance learning and hybrid configurations), and design professional development to support those expectations within our new Learning Management System, Canvas.

To frame the work of our teams, we continue to pull together the research, community feedback, advisory results, updated guidance and recent survey data and provide that information to the individuals who are working on the details for all fall planning. There are 200 staff members participating across seven action teams. Of those, eighty four staff members make up the reconfiguration team that is working to define the possible structures and considerations for school opening scenarios.

The other six action teams are shaping the important details and recommendations for reopening schools on August 26 with the following objectives:

  1. Social Emotional Learning (SEL) - This is a planning team focused on developing explicit and embedded instruction to support the social emotional well-being of students.
  2. Health and Safety - This planning team is focused on using guidance from public health officials, the Yolo County, and school nurses to develop solutions for hygiene, ventilation, disinfection, and social distancing.
  3. LMS Orientation and Review - This planning team is focused on the adoption of our Learning Management System, Canvas, and they have begun the set up of the backend to get the platform ready for our instructors.
  4. Structures and Instruction - This planning team is focused on creating the structures for instructional minutes, parameters for live interactions, curriculum mapping guidance and collaboration by grade level and department.
  5. Engagement and Assessment for Students - This planning team is focused on determining the best practices for distance learning and hybrid instruction in the areas of lesson design and instruction, student engagement, assessment and feedback, and engaging video conferencing to share with District staff in upcoming professional development.
  6. Equity and Access - This planning team is focused on the services for English Learner and Special Education students, including ways to optimize support staff, strategies to develop stronger relationships with students, and tightening alignment with designated and integrated instruction.

Board Appoints New Trustee to Fill Board Vacancy
At the July 2 Board of Education virtual meeting, the Board selected Joy Klineberg to serve as the new Board Trustee until December 2022. A vacancy occurred on the Board as a result of the resignation of former Board President, Cindy Pickett. Trustee Klineberg was selected from a pool of fifteen community applicants and was sworn in at that meeting to begin serving her term immediately. Trustee Joe DiNunzio has assumed the role of Board President and Trustee Tom Adams now serves as the Board Vice President.

Due to the current COVID-19 crisis, the Board will continue to meet throughout the summer to hear updates and learn about preparations for fall 2020; the next scheduled regular meeting of the Board of Education is August 6, 2020 at 6:30 p.m. As a reminder, Board of Education meetings can be viewed on DJUSD Education Channel 17, by livestream, or later, archived at djusd.tv. Links to view recordings from Special Meetings of the Board of Education may be found on our Board of Education Meeting website, under the meeting video heading.

Budget Newsbudget image
The final State budget was approved by the Legislature and signed by the Governor on Tuesday, June 30. The budget included the reversal of previously announced public education funding reductions and a reallocation of one-time funds, accompanied by an increase in the amount of deferrals. The budget includes more one-time State and Federal aid funding that will help with the additional expenses of our planned reopening in August as we address the challenges of responding to the COVID-19 pandemic and support learning continuity.

The State mitigated the public education reductions by increasing payment deferrals, which amount to $7.6 million for DJUSD in 2020-21. The deferral process means that DJUSD will not receive the cash payments from the State until the following fiscal year, and DJUSD will need to borrow the money from other funds to maintain cash flow. If the State does not receive federal relief and/or the economy continues to be challenged, this will eventually turn into a budget reduction for the State and DJUSD in the future years. Staff will continue to update the Board on the final State Budget and will update the DJUSD Budget in August as part of the regular 45-day budget process timeline. While this political compromise of deferrals in lieu of budget cuts is better news for DJUSD this year, budget deferrals push payments into the next fiscal year, putting tremendous pressure on the 2021-22 budget and beyond.

Thank you for your continued patience and engagement in this challenging time. Stay safe and well.

Sincerely,

John A. Bowes, Ed. D.
Superintendent


10 de julio

Encuesta del reinicio de clases / Noticias de la planificación del otoño / Nueva fideicomisaria / Presupuesto

Estimada comunidad del DJUSD:

Espero que esta carta los encuentre bien y que sigan buscando formas de disfrutar del verano de forma segura. Mientras que las escuelas están en periodo de vacaciones de verano, quiero que sepan que todos los días seguimos trabajando duro y planificando.

Manteniéndolos informados
La situación del COVID-19 sigue siendo inestable y, como vemos lo que ocurre a nivel estatal, tendremos que estar preparados para ajustar nuestro acercamiento a la reapertura de las escuelas hasta el último momento (o incluso después del primer día de clases) basándonos en la pauta de salud pública y requisitos estatales del momento. Solo la semana pasada vimos un ejemplo de lo rápido que pueden cambiar las cosas con las restricciones de salud recientes del condado respecto a comer dentro de restaurantes y otras actividades determinadas.

Para mantenerlos mejor informados en esta era de cambios rápidos, estoy feliz de anunciar el lanzamiento de nuestro sitio web Reinicio del DJUSD. Este sitio web nuevo, www.djusd.net/restart, se actualizará de forma regular para asegurar que permanezcan informados y participen a medida que pasamos los meses de verano y contemplamos el reinicio de clases en el 26 de agosto de 2020. Conozcan nuestras consideraciones, progreso y planes para mantener la seguridad de los estudiantes y el personal en el próximo año. También animo a nuestra comunidad a ver las noticias que enviaré por correo electrónico en julio y agosto, las que también estarán publicadas en nuestro sitio web y redes sociales. Sigan compartiéndonos sus ideas, preocupaciones y comentarios al correo electrónico fall2020@djusd.net.

survey imageEncuesta del reinicio de clases del DJUSD
A medida que elaboramos detalles para la reapertura de nuestras escuelas, queremos saber lo que nuestra comunidad opina sobre nuestros planes a la fecha. Hoy también lanzamos nuestra encuesta del reinicio del DJUSD, con encuestas separadas para las familias y el personal del DJUSD. Dediquen unos minutos a compartir sus ideas y puntos de vista mientras nos ayudan a perfeccionar nuestras decisiones y protocolos en estas últimas semanas antes del inicio del año escolar 2020-21. El plazo final para responder la encuesta es el lunes 13 de julio a las 5:00 pm. Nos damos cuenta de que las condiciones cambian y esto afecta la forma en que puedan considerar un retorno a clases. Tener otra oportunidad para entender su punto de vista y sentimientos actuales en relación con la apertura de las escuelas será parte esencial de nuestra toma de decisiones.

Preparaciones del otoño de 2020
El DJUSD pretende anunciar los detalles para la apertura de las escuelas el 24 de julio. Para cumplir este plazo, estamos considerando muchos componentes importantes:

Pautas
Les recuerdo que el 25 de junio el grupo de trabajo del plan de recuperación de las escuelas del Condado de Yolo publicó sus recomendaciones de planificación para el año escolar 2020-21. Las recomendaciones, elaboradas en coordinación con los Servicios Humanos y de Salud del Condado de Yolo, la Oficina de Educación del Condado de Yolo y otros distritos del Condado de Yolo, ofrecen pautas y recomendaciones que son parte importante del marco curricular para nuestro proceso de toma de decisiones para el inicio del año escolar 2020-21. Además, nuestro trabajo se ha regido por los documentos de orientación para la reapertura de las escuelas del Departamento de Educación de California y el Departamento de Salud de California, además de las órdenes de salud pública del estado y el condado.

Participación de la comunidad
Seguimos recibiendo comentarios de nuestra comunidad por correo electrónico en la dirección Fall2020@djusd.net. Quiero que sepan que leímos todos estos correos electrónicos con atención y compartimos sus ideas y comentarios con los miembros del personal responsables de trabajar con los problemas planteados.

El 1ro de julio tuve una junta virtual del Comité Asesor del Superintendente, a la cual asistieron 76 miembros de los muchos comités que me asesoran en mi trabajo y en relación con los programas del DJUSD. Esto incluyó miembros de nuestros grupos asesores de padres de familia, personal certificado, personal clasificado, clima, nativos americanos, estudiantes de inglés del distrito, educación especial, Modelo Educativo Alternativo (AIM) y tecnología del distrito. Sus comentarios nos han ayudado a ajustar nuestros valores a nuestros planes para la apertura de las escuelas en el otoño, concentrándonos en nuestras consideraciones clave de salud y seguridad, accesibilidad de las familias, y enseñanza académica y aprendizaje socioemocional de calidad.

Además, hemos analizado en profundidad los datos de las encuestas del personal, estudiantes y familias respecto al aprendizaje a distancia y el retorno a clases. Para una explicación detallada de los datos de la encuesta familiar, puede ver una presentación en video hecha por el superintendente asociado Rody Boonchouy el 2 de julio ante la Mesa Directiva de Educación. Más de 3,340 personas respondieron nuestra encuesta sobre el retorno a clases en la encuesta familiar, lo que incluye a 5,111 estudiantes y un grupo adicional de 439 miembros del personal que entregó sus comentarios en la encuesta del personal. Sabemos que nuestra comunidad tiene una variedad amplia de necesidades, además de muchas expectativas para la reapertura en el otoño. Sin importar la configuración que se elija, es probable que ofrezcamos una opción de aprendizaje a distancia para el personal o los estudiantes con consideraciones especiales, quienes pueden estar inmunosuprimidos o no se sienten cómodos con volver físicamente al campus. Nuestros siete equipos de acción están trabajando duro para preparar esa opción, además de las posibles opciones presenciales, para que el desarrollo profesional y el plan de estudios esté listo para apoyar una experiencia de aprendizaje de calidad para nuestros estudiantes.

Por último, los datos que recojamos de la encuesta del reinicio del DJUSD, que está disponible ahora y hasta el 13 de julio, serán fundamentales para las decisiones finales. Con todos estos elementos en mente, abajo hay un resumen de las labores importantes que se están realizando y que darán forma al reinicio de las clases.

Progreso del equipo de acción del personal
Gran parte de nuestra planificación y preparación pedagógica se está logrando a través de equipos de acción que están ayudando a revisar estructuras pedagógicas (horarios, calificación, minutos, mejores prácticas), considerar las opciones de reapertura (tradicional, aprendizaje a distancia y configuraciones híbridas) y diseñar el desarrollo profesional para apoyar esas expectativas dentro de un sistema de administración del aprendizaje.

Para constituir el marco del trabajo de nuestros equipos, seguimos recopilando investigaciones, comentarios de la comunidad, resultados de asesorías, pautas actualizadas y datos de las encuestas recientes, y entregando esa información a las personas que están trabajando en los detalles para toda la planificación del otoño. Hay 200 miembros del personal participando en los siete equipos de acción. De ellos, ochenta y cuatro miembros del personal conforman el equipo de reconfiguración que está trabajando en definir estructuras y consideraciones posibles para los escenarios de apertura de las escuelas.

Los otros seis equipos están dando forma a detalles y recomendaciones importantes para la reapertura de las escuelas el 26 de agosto con los siguientes objetivos:

  1. Aprendizaje socioemocional (SEL): Este es un equipo de planificación concentrado en desarrollar enseñanza directa e integrada para dar apoyo al bienestar socioemocional de los estudiantes.
  2. Salud y seguridad: Este equipo de planificación está concentrado en usar las pautas de los funcionarios de salud pública, el condado y las enfermeras de las escuelas para desarrollar soluciones para la higiene, la ventilación, la desinfección y el distanciamiento social.
  3. Orientación y revisión del sistema de administración de aprendizaje (LMS): Este equipo de planificación está concentrado en la adopción de Canvas como nuestro sistema de administración del aprendizaje (LMS); comenzamos la preparación “tras bambalinas” para tener la plataforma lista para nuestros instructores.
  4. Estructuras y enseñanza: Este equipo de planificación está concentrado en crear las estructuras para las horas de enseñanza, los parámetros para las interacciones en vivo, la pauta para la esquematización del plan de estudios y la colaboración por nivel de grado y departamento.
  5. Participación y evaluación de los estudiantes: Este equipo de planificación está concentrado en las mejores prácticas para el aprendizaje a distancia y la enseñanza híbrida en las áreas del diseño de lecciones y enseñanza, la participación de los estudiantes, la evaluación y los comentarios, y la participación en las videoconferencias, que compartirá con el personal del distrito en las próximas capacitaciones de desarrollo profesional.
  6. Equidad y acceso: Este equipo de planificación está concentrado en los servicios para estudiantes de inglés y educación especial, incluyendo formas para optimizar el trabajo del personal de apoyo, estrategias para desarrollar relaciones más sólidas con los estudiantes y reforzar la adecuación con la enseñanza designada e integrada.

La mesa directiva elige a una nueva fideicomisaria para ocupar el puesto vacante
En la junta virtual de la Mesa Directiva de Educación del 2 de julio, la Mesa Directiva eligió a Joy Klineberg para servir como nueva fideicomisaria hasta diciembre de 2022. El puesto vacante se generó por la renuncia de la expresidenta de la Mesa Directiva, Cindy Pickett. La fideicomisaria Klineberg fue elegida entre un total de quince solicitantes de la comunidad y juró en dicha reunión para comenzar con sus funciones de inmediato. El fideicomisario Joe DiNunzio asumió la labor de presidente de la Mesa Directiva y el fideicomisario Tom Adams ahora sirve como vicepresidente de la Mesa Directiva.

Debido a la crisis actual del COVID-19, la Mesa Directiva seguirá reuniéndose durante el verano para conocer las noticias y las preparaciones para el otoño de 2020; la próxima junta regular programada de la Mesa Directiva de Educación será el 6 de agosto de 2020 a las 6:30 pm. Les recuerdo que pueden ver las juntas de la Mesa Directiva de Educación en el Canal 17 de Educación del DJUSD, por transmisión en vivo, o después desde el archivo de djusd.tv. Pueden encontrar los enlaces para ver las grabaciones de las juntas especiales de la Mesa Directiva de Educación en el sitio web de la junta de la Mesa Directiva de Educación, bajo el encabezado del video de la junta.

Noticias del presupuestobudget image
El presupuesto estatal final fue aprobado por la asamblea legislativa y firmado por el gobernador el martes 30 de junio. El presupuesto incluyó la revocación de las reducciones de financiamiento de la educación pública anunciadas y una reasignación de fondos únicos, acompañado de un aumento en la cantidad de aplazamientos. El presupuesto incluye más financiamientos únicos de ayuda estatal y federal, que ayudarán con los gastos adicionales de nuestra reapertura planificada para agosto, mientras nos encargamos de las dificultades de responder a la pandemia de COVID-19 y apoyar la continuidad del aprendizaje. El estado mitigó las reducciones a la educación pública aumentando los desplazamientos de los pagos, los que llegan a $7.6 millones para el DJUSD en 2020-21. El proceso de aplazamiento implica que el DJUSD no recibirá pagos en efectivo del estado hasta el año fiscal siguiente, y el DJUSD tendrá que pedir prestado el dinero a otros fondos para mantener el flujo de dinero. Si el estado no recibe ayuda federal y/o la economía sigue con dificultades, esto eventualmente se convertirá en una reducción de presupuesto para el estado y el DJUSD en años futuros. El personal seguirá manteniendo a la Mesa Directiva al día respecto al presupuesto estatal final y actualizará el presupuesto del DJUSD en agosto como parte de la cronología regular de 45 días del proceso del presupuesto. Aunque este acuerdo político de aplazamientos en lugar de recortes de presupuesto es una buena noticia para el DJUSD este año, los aplazamientos de presupuesto retrasan los pagos al próximo año fiscal, lo que pone muchísima presión en el presupuesto de 2021-22 y los años a seguir.

Gracias por su paciencia y participación continua en este momento lleno de desafíos. Que estén bien y manténganse a salvo.

Atentamente,

John A. Bowes, Ed. D.
Superintendente